¿Cómo planifico mis proyectos? (incluye plantilla)
Una de las cosas que más me costó al inicio de mi negocio fue hacer rendir el tiempo, el lograr tener esa claridad mental de todos esos pendientes, todas esas tareas, metas y de todas las cosas que tenía en la cabeza, todas las mañanas me sentaba frente a la computadora con muchas ganas pero sin saber por dónde comenzar, abrumada viendo solo como corría el tiempo sin yo tener ningún avance, ya que para mí todo tenía la importancia, porque sabía que todo lo tenía que hacer y al final del día terminaba con la sensación de que había trabajado muchísimo pero no había avanzado en nada.
Y esto me pasaba por qué me venían a la cabeza ideas o cosas que hacer, dejaba lo que estaba haciendo y empezaba a hacer otra cosa por que me acordaba que también era importante o me llegaba algún correo que contestaba en el minuto que me llegaba para que pasando las horas no se me olvidara contestarlo, respondía llamadas ó atendía los mensajes de whats app, lo que hacía que me distrajera de lo que estaba haciendo logrando con esto, que las horas pasaran no logrando concretar ninguna de las cosas pendientes o importantes que tenia planeadas hacer.
Otro de los errores que hacía es que iba anotando los pendientes en cualquier papel, libreta o en cualquier lugar que podía escribir, sin tener un orden, y cuando sabía que tenia que hacerlo, utilizaba de mi tiempo para buscando dónde lo había anotado o tratando de recordar que era eso tan importante logrando así no aprovechar mi tiempo al máximo.
Por lo que decidí poner orden en mi vida, pero sobre todo orden mental, orden en mis ideas y así fue como paso a paso fui logrando y visualizando el avance del trabajo diario. Pero sabia que tenia que crear una metodología en la que me ayudara a cumplir mis metas, pero también que me ayudara a tener tiempo libre para poderlo dedicar a mi y a mi familia, teniendo tiempo para las cosas que me gustan y nunca volverme a quedar con la sensación de que necesitaba más tiempo ya que al final del día no lograba medir el avance.
Lo primero que hago es tener una libreta que traigo conmigo siempre a todos lados, en donde anoto mis ideas, los nuevos proyectos y todo lo que se me va ocurriendo durante el día, anoto todas las cosas que tengo por hacer que me vienen a la cabeza, sin tomar en cuenta el orden o el grado de importancia, lo importante en este momento es bajar de mi cabeza todas esas ideas por desarrollar y tareas por hacer.
Después de este proceso, inicio con organizar las tareas por categorías, es decir si son tareas pendientes del trabajo o tareas personales, en esta incluyo las pelis que quiero ver, las series, los podcast que quiero escuchar y los libros que tengo pendientes por leer. Aunado a esto, diseñe algunos formatos que me ayudan a vaciar estas ideas y tareas de forma organizada, clasificándolas por orden de importancia por lo que elijo 3 colores para marcar las tareas poniéndoles fecha limite, es decir , un color para lo importante, otro color para lo urgente y otro color ara las tareas secundarias.
No todas las tareas nos llevaran el mismo tiempo en desarrollarlas por lo que tengo dos formatos, un formato mensual que es donde anoto todas las metas que quiero cumplir ese mes, estos proyectos son mas grandes y que comprenden muchas actividades para su desarrollo, por ejemplo grabar un curso, grabar un podacst, escribir un ebook, etc; pero para cumplir esta meta necesito una serie de actividades, estas actividades son las que anoto en otro formato, que es el formato semanal (plantilla) el cuál me ayuda a vaciar las tareas por cronología, orden y prioridad pero sobre todo las organizo por fecha límite ya que la mayoría de estas tareas van de la mano con otras para así cumplir mi proyecto mensual.
Ahora estas tareas semanales, las acomodo por día, en donde las podemos llamar tareas importantes o principales. Para estas tareas debes de asignarles el tiempo que les dedicarás a cada una, agregando tiempos de descanso entre 10 a 15 min, estos son los minutos que te a despejar tu mente, descansar y aclarar las ideas. El agregarles un tiempo definido de desarrollo es muy importante ya que esto te ayudará a tener el compromiso de cumplirlas para que realmente puedas tener el avance que te planteaste.
Las otras tareas que son menos urgentes, son las tareas secundarias, estas tareas son las más flexibles, es decir que puedes ir moviéndolas de día y no afectarán en el avance de la meta que te hayas planteado. Algunas veces por falta de tiempo no llegamos a cumplir estas tareas, y esto comúnmente sucede ya que alguna de las tareas principales que estas desarrollando te llevo más del tiempo planeado y tienen la flexibilidad de ser movidas para ser cumplidas
A cada una de estas tareas les pongo tiempo definido, es decir cuánto tiempo le voy a dedicar a cada una de estas, todo dependerá del grado de dificultad o complejidad, ya decidido es importante no distraerte con otra cosa más, solo debes de dedicarle el tiempo definido por completo a poder terminarla.
Es muy importante ayudarte de herramientas que te ayuden ya sean digitales o físicas, en lo personal me gusta mas las físicas, ya que me gusta ayudarme de colores para ir clasificándolas y sobre todo el ir marcando las que ya tengo realizadas, dando una sensación de avance y de que mi día ha sido fructífero.
Generalmente este proceso lo realizo el domingo, que es el día que tengo más tranquilo para organizar mi semana, y que me ayuda a tener claridad de las actividades, metas y retos que quiero cumplir. Por lo que te recomiendo hacer estas listas de tareas en el formato que te guste y que te sea más fácil, te dejo el link de las plantillas que uso día a día, para que las puedas descargar. Pero lo importante es aterrizar tus ideas, vaciar la información pero sobre todo tener el control del avance diario para que así, al final del día, puedas hacer una valoración del avance y te sientas satisfecha con lo logrado, descubrirás que siguiendo esta metodología verás que la final de la semana has cumplido con la mayoría de los pendientes que te has puesto como meta y sobre todo sentirás que has aprovechado al máximo el tiempo, logrado tiempo para ti y para que lo compartas con quien tu quieras.